CONTAS CONTÍNUAS A PAGAR
PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO
A capacidade do departamento de Contas a Pagar de lidar com grandes volumes de tarefas de processamento com rapidez e precisão depende da eficiência com que seu software inteligente de gerenciamento de documentos captura faturas e a rapidez com que os processos financeiros são concluídos. Se os métodos de contas a pagar estiverem baseados no processamento manual relacionado à entrada de dados, gerenciamento, armazenamento, digitalização, compartilhamento de documentos e colaboração entre departamentos, ele pode limitar os níveis de produtividade de um setor e aumentar drasticamente os custos deprocessamento.
Com nosso gerenciamento de conteúdo corporativo e soluções integradas de software de gerenciamento de fluxo de trabalho, podemos direcionar e remover as ineficiências presentes nos métodos de sua organização e agilizar os procedimentos de gerenciamento de documentos de Contas a Pagar. Ao fazer isso, você experimentará velocidade e precisão de processamento sem precedentes e, como resultado, reduzirá as despesas associadas às suas operações e aumentará a lucratividade de sua empresa.
ASSISTA PARA APRENDER SOBRE NOSSO
SISTEMA DE ECM SISTEMA PARA CONTAS A PAGAR
O software de gerenciamento de documentos da GRM é construído com recursos como ICR, OCR, captura de dados e software de automação de fluxo de trabalho para facilitar a criação, edição e compartilhamento de documentos.
MAIS RÁPIDO, MAIS PRECISO
PROCESSAMENTO DE FATURAS OCR
Através de nossa tecnologia de captura inteligente de documentos, iForms e processamento de faturas por reconhecimento ótico de caracteres (OCR), os processos que envolvem o preenchimento manual de formulários podem ser automatizados. Isso economiza tempo valioso para os funcionários da Contabilidade e pode aumentar drasticamente a produtividade do departamento.
O iForms captura dados de forma inteligente de documentos físicos, e-mails, faxes e conteúdo estruturado ou não estruturado; em seguida, utilize essas informações capturadas para preencher automaticamente os formulários relevantes. Nosso recurso de OCR é integrado ao nosso software de reconhecimento de faturas e é capaz de segmentar campos ou seções específicos de um arquivo físico ou digital e capturar com precisão os dados nesses campos.
Da mesma forma, para dados de linha de negócios não formatados, os recursos inteligentes de captura de documentos e captura de faturas da nossa solução iForm OCR identificam os dados apropriados que correspondem aos documentos específicos de Contas a Pagar para gerenciar. Com essa tecnologia, as futuras tarefas de entrada de dados serão aceleradas e a qualidade dos dados produzidos a partir desses fluxos de trabalho melhorará significativamente devido à eliminação do envolvimento humano nesses processos manuais. Agora, os departamentos de Contas a Pagar podem aproveitar os descontos de pagamento antecipado e evitar pagamentos duplicados ou atrasados.
FLUXOS DE TRABALHO PARA
APROVAÇÃO DE FATURAS SIMPLIFICADOS
Os processos demorados de aprovação de faturas podem ter turnos improdutivos quando não há uma infraestrutura colaborativa que possa manter o fluxo de documentos pendentes alinhados à medida que eles chegam aos diferentes aprovadores. Um formulário pendente de revisão pode permanecer reprovado por um longo período sem um meio de verificar rapidamente quais os aprovadores de Contas a Pagar ainda precisam revisar o documento; retardando completamente um processo de aprovação.
Nossa solução automatizada de aprovação de fluxo de trabalho pode introduzir um método simplificado para ajudar processos de aprovação normalmente prolongados a se tornarem mais rápidos e eficientes. Utilizando nosso serviço de nuvem, que conta com uma interface amigável, um documento pode ser enviado através de uma série de aprovadores automaticamente com nossa tecnologia de roteamento baseada em decisões. À medida que um formulário passa por um ciclo de aprovação e é encaminhado para os indivíduos apropriados, os administradores podem observar o processo de fluxo de trabalho como um
todo a partir do nosso diretório on-line e determinar onde o progresso parou.
Nossa solução automatizada de aprovação de fluxo de trabalho também possui um sistema automatizado de notificação por e-mail que lembra os aprovadores a revisarem a documentação da fatura pendente, caso ainda não tenham feito; garantindo assim que não haja pausas desnecessárias na progressão de uma aprovação de formulário.
MAIOR ACESSIBILIDADE DE DADOS OCR
E IDEIAS EMPRESARIAIS
Podemos unir dados de OCR capturados de qualquer sistema de gerenciamento de informações financeiras e software de processamento de faturas existente em seu departamento e exibi-los por meio de uma única interface on-line. Agora, acessar documentos antigos é muito mais fácil e rápido como resultado dos recursos de pesquisa intuitivos e poderosos do nosso serviço de nuvem e sua integração perfeita com os sistemas financeiros existentes. Além de melhorar a acessibilidade interna à informação, nosso repositório também pode ser aproveitado pelos fornecedores para que eles possam analisar o status de suas faturas por conta própria.
Como todas as informações digitais são armazenadas e acessadas centralmente em nosso repositório, os administradores podem examinar o fluxo de informações financeiras e certificar-se de que não há ineficiências criando raízes em um procedimento de gerenciamento de registros financeiros. Tais ineficiências de processamento podem ser rapidamente identificadas com a ajuda do painel de gerenciamento intuitivo do nosso repositório e ferramentas de relatórios incorporadas.
Ao obter essa nova visão comercial sobre seus processos de Contas a Pagar e, posteriormente, abordar quaisquer problemas de processamento, os ciclos de receita podem ser acelerados e os dados de fluxo de caixa podem ser enviados com precisão aos executivos. Da mesma forma, os auditores terceirizados podem usar nossos recursos de auditoria para concluir suas inspeções sem interromper os processos ativos.
GERENCIAMENTO DE REGISTROS
DE PONTA A PONTA
Nossas soluções completas de gerenciamento de ciclo de vida de documentos são capazes de abordar as responsabilidades relacionadas à conformidade que envolvem seus registros financeiros e, ao mesmo tempo, ajudar você a recuperar o espaço do escritório e ainda fornecer acesso rápido ao seu inventário. Nossos centros de registros são equipados com os sistemas de segurança mais recentes para garantir que seus arquivos em papel sejam
gerenciados com segurança.
Assim que seus registros entram em nossas instalações de armazenamento de documentos, colocamos códigos de barras em seu inventário para que, quando você solicitar registros por meio de nosso portal, e-Access, possamos localizar rapidamente as caixas corretas. E nossa equipe treinada pode ajudá-lo em suas necessidades de conversão digital, independentemente do escopo do projeto de digitalização. Depois que seus registros físicos atingirem o fim de seu ciclo de vida, também poderemos ajudar você a eliminar políticas exclusivas de retenção de registros e gerenciar seus documentos armazenados até que eles atinjam o fim de seu ciclo de vida. Nossos procedimentos de destruição certificados estão em conformidade com as regulamentações da NAID e, em vez de contratar um fornecedor terceirizado para serviços de destruição, permitem que você elimine seu inventário físico.
