GET IN TOUCH
5 vantagens de contar com um software e serviços de gerenciamento de documentos
Dois dos elementos mais comuns no dia a dia de uma empresa são arquivos e documentos. São novos contratos, novas ordens de pedido, novos recibos, entre muitos outros exemplos de itens que precisam ser analisados, organizados e armazenados. Por esse motivo, cada vez mais, as organizações estão investindo na tecnologia para otimizar as demandas diárias e, com isso, o uso de sistemas de gerenciamento de documentos têm se tornado mais comum.
Neste artigo vamos falar sobre o que é um software de gerenciamento de documentos e quais as 5 principais vantagens que o seu uso pode trazer para a sua equipe. Além disso, vamos dar dicas para você contratar o serviço que ofereça não só o gerenciamento de documentos, mas também a sua digitalização e armazenamento na nuvem. Acompanhe a leitura.
O primeiro passo para compreender todas as vantagens que um software de gerenciamento de documentos oferece é justamente entender o que ele é e como funciona. Um software de gerenciamento de documentos é um programa que auxilia a circulação, compartilhamento, sistematização e armazenamento de diferentes tipos de arquivos.
Já pensou contar com um sistema todo digital para garantir que um colaborador em outro estado possa ter acesso a um contrato, assiná-lo e devolvê-lo dentro do prazo estipulado. Essa é uma das muitas vantagens que contar com um software de gerenciamento de documentos traz para o dia a dia de trabalho.
Além dessa praticidade, vamos destacar mais 5 bons motivos para você e sua equipe aderirem ao uso de software de gerenciamento de documentos.
1. Mais produtividade e mais lucratividade
Contratar os serviços de um software de gerenciamento de documentos traz mais otimização para a rotina de trabalho da sua equipe. Isso porque a digitalização dos arquivos e sua circulação digital torna o fluxo de trabalho menos burocrático e mais ágil.
Chega de esperar alguém trazer um documento para você conferir, ou de precisar demandar mão de obra para resolver uma tarefa com arquivos físicos. A gestão de documentos feita por software especializado transforma a dinâmica de trabalho de todas as equipes.
Você não precisa dedicar colaboradores para lidar com os documentos físicos, você não precisa perder tempo precioso do seu dia para procurar um arquivo. Basta aproveitar todas as funcionalidades que o software de gestão de documentos traz. Toda essa praticidade aumenta a eficiência dos funcionários, o que deixa a rotina mais produtiva e, consequentemente, é possível alcançar mais lucratividade para o negócio.
2. Economia de custos
Além de ganhar mais eficiência no trabalho das equipes, o uso de software de gerenciamento de documentos também traz mais eficiência para as contas da empresa. Com menos impressão de documentos é possível gastar menos com tinta de impressora, pastas e armazenamento para esse tipo de item. Além, é claro, da contribuição para o meio ambiente, com a redução do desmatamento.
Também é possível poupar gastos com a manutenção dos arquivos físicos. Isso pode significar mais espaço para a empresa, ou diminuir custos com aluguel de salas dedicadas a esse tipo de arquivamento.
3. Economia de espaço
A redução de custos também impacta diretamente o uso de espaços físicos. Como destacamos no tópico anterior, o uso de software de gerenciamento de documentos pode significar a extinção do arquivo físico da empresa, pois os registros serão armazenados na nuvem. Portanto, chega de arquivos grandes, cheios de poeira e expostos à ação do tempo.
Além disso, diminuir consideravelmente a existência de documentos físicos demonstra compromisso com a sustentabilidade e o futuro do planeta. Uma empresa amiga do meio ambiente pode conseguir mais investimentos e garantir recursos para seguir crescendo.
4. Mais segurança dos dados
Documentos físicos armazenados em móveis grandes e cheios de pastas, principalmente se não forem feitos por uma empresa especializada, não inspiram qualquer tipo de segurança ou proteção. Adotar software de gerenciamento de documentos traz mais confiabilidade para a empresa, pois esse tipo de tecnologia protege as informações e dados presentes nos arquivos.
5. Mais praticidade no compartilhamento e disponibilidade dos arquivos
Contar com software de gerenciamento de documentos colabora para tornar o compartilhamento dos arquivos mais prático e dinâmico. Com esse tipo de programa você pode conceder ou limitar o acesso a determinado tipo de documento e garantir que as pessoas certas possam trabalhar com o item disponibilizado.
Através deste artigo, buscamos mostrar as principais vantagens que a contratação de um software de gerenciamento de documentos oferece para a empresa e para sua equipe. Entre elas, a redução de custos, aumento da produtividade, economia de espaço e aumento da segurança dos dados.
Para contar com todos esses benefícios, acesse o site da GRM e confira todas as nossas soluções de software de gerenciamento de documentos. Estamos há mais de 35 anos no mercado, além de garantir a gestão eletrônica de arquivos e documentos, também trabalhamos com softwares de digitalização e armazenamento na nuvem e automação de processos. Entre em contato com o nosso atendimento e solicite uma demonstração.