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Como tornar as equipes mais produtivas e o dia a dia da empresa mais dinâmico e organizado? A resposta para essa pergunta está em uma ação: é preciso organizar e automatizar o fluxo de trabalho. Para isso, esse artigo vai disponibilizar um checklist com dicas que vão colaborar para as tarefas serem melhor distribuídas e acompanhadas. Além disso, você também vai entender como a tecnologia é fundamental para tornar esse processo mais inteligente e eficiente.
Quando é preciso organizar o fluxo de trabalho de uma empresa?
Empresas que não contam com um fluxo de trabalho claro e assertivo emitem sinais claros que algo não vai bem. As equipes apresentam dificuldade de entregar tarefas cumpridas dentro do prazo, o atendimento ao cliente começa a falhar, os times se sentem desmotivados e a taxa de retenção de talentos cai.
A produtividade é afetada e a capacidade de lucratividade do empreendimento fica comprometida. Ou seja, o fluxo de trabalho é responsável por determinar a saúde do negócio e, por esse motivo, precisa estar claro para todos os colaboradores.
Como estabelecer um fluxo de trabalho eficiente
Como vimos no tópico anterior, uma empresa com fluxos bagunçados e sem processos claros pode enfrentar problemas sérios. Mas como contornar essas questões e organizar um bom fluxo de atividades?
> O primeiro passo é entender os princípios básicos do empreendimento: qual a missão da empresa? Quais os valores e objetivos? Essas perguntas são importantes para entender o que a empresa faz, para onde ela quer ir e o que é preciso para alcançar as metas estabelecidas.
É importante ter esses dados para pensar em um fluxo de trabalho que tenha a ver com a dinâmica do negócio.
> Com essas ideias em mãos, é hora de estabelecer processos padronizados. Aqui é importante entender qual será o caminho que uma determinada demanda vai percorrer: quais os setores que precisam ser envolvidos em uma tarefa? Quem pode validar as tarefas já realizadas? Caso seja necessário ajustar algum ponto, qual será o fluxo para correção?
Organizar o fluxo de trabalho é construir um grande mapa sobre tudo o que circula dentro de uma organização.
> Uma vez que esse mapa esteja sendo desenhado, é preciso entender quais os níveis de prioridade que uma determinada tarefa tem: em um bom fluxo de trabalho cada atividade deve ter um prazo específico para ser realizada. Isso significa que não são todos os serviços que devem ser marcados como urgentes.
> Nesse sentido, o fluxo de trabalho bem organizado conta com datas e prazos bem definidos.
> Além disso, é muito importante delegar tarefas e criar espaços colaborativos, para que as atividades possam ser realizadas pelas equipes competentes.
Como a tecnologia colabora para a organização do fluxo de trabalho
A transformação digital no universo corporativo também está presente quando o assunto é organizar o fluxo de trabalho. Através da tecnologia, é possível distribuir tarefas, acompanhar processos e padronizar ações.
Existem softwares dedicados a estabelecer e organizar o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. Com esses sistemas, é possível estabelecer a melhor dinâmica para que uma atividade seja delegada para uma equipe específica, com um processo padronizado, incluindo datas, prazos e informações pertinentes para a realização da tarefa.
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